支援事例

部署＆組織の変革

ワークショップによる部署変革＆組織変革の支援

ある会社で部署の責任者が交代し、新しい責任者の方から、「外部の専門家の力も借りながら、これまでの組織運営を大きく変えていきたい」という相談があったのが、最初のきっかけでした。話を聞くと、社内サーベイの結果や他部署への聞き取りの中で、他部門や他部署から、連携に関する不満や要望が特に強く挙がっているとのことでした。そこで私たちは、今、組織がどんな状態で、どんな課題を抱えているのかを、まずヒアリングを通じて明らかにすることにしました。その結果、下記のことが分かってきました。

ヒアリング調査の結果、以前はちゃんと連携が取れていた部分でも、度重なる組織変更や新業務の追加によって、連携上の問題が発生していることがわかってきました。私たちは、上記のヒアリング結果を踏まえて、下記の６つの方針施策を提案しました。

連携の改善にあたっては、発生している問題について、責任の擦り付け合いをするのではなく、本来、どういう流れで業務や情報を流していけば、スムーズに連携できるのかに焦点を当てて、解決策を考えていきます。部署間やチーム間の連携を改善する際に重要なことは、業務や情報の流れを明確にし、その上で連携の問題が起こっている具体的な箇所を特定することです。このケースでは、自部署と他部署の関係者から詳細なヒアリングを行い、それをもとに、業務や組織間の連絡の流れと、問題が発生している箇所を具体化していきました。そして、これらの資料を使って、自部署と関係部署の主要関係者全員でワークショップやミーティングを行い、具体的な解決策を話し合っていきました。

チーム間や部署間の連携や分担に関する問題の多くは、事前に準備を行い、お互いの情報や前提を共有した上で、話し合いを行っていけば、合理的に解決していくことができます。しかし、時には、判断がつかなかったり、話し合いが平行線をたどるケースも出てくるので、そういった場合は、各部署の責任者同士での個別調整になります。なお、こういった部署間やチーム間の連携の問題は、一旦、解決したと思っても、業務が変化していくことで、再発する可能性があるため、関連する部署が定期的に集まり、連携手順や連携方法を確認する場を、新たに設定していくことも重要です。

こうした取組みを通じて、その部署では、部署間やチーム間での連携が大幅に改善され、メンバーは、責任や業務の擦り付け合いによるストレスから解放されました。また、どの部署の担当か分からないような業務が発生した場合でも、どのように担当範囲を決めていくかの手順が決まっているため、余計な負荷がかからないようになりました。その結果、新しい責任者の方は、本来の自部署のミッション達成に向けて、部署全体で取り組むことができるようになったとのことです。